Slik forbereder du en vanskelig samtale på jobben
Du trenger å ta opp noe med en kollega, en leder eller en medarbeider. Kanskje en avtale glapp, eller samarbeidet har blitt anstrengt. Før dere møtes, kan du undersøke hva som skjedde, hvordan du selv reagerte, og hva du ønsker å få til.
Denne forberedelsen bygger på Jan Petrus Hagbergs SGL-metode og rådene om å skille budskap, bruke jeg-språk og spørre åpent. Skriv gjerne ned noen stikkord mens du leser.
Avklar hva du vil oppnå
Velg én situasjon å ta utgangspunkt i. Hva trenger dere å forstå eller avklare for å kunne arbeide videre sammen?
La oss bruke et tenkt eksempel: Du og en kollega hadde avtalt en overlevering fredag klokken 10. Du fikk materialet klokken 14 og måtte endre planen din. Du ønsker en mer forutsigbar måte å håndtere overleveringene på.
Formuler målet før du planlegger argumentene. I dette tilfellet kan det være: «Vi skal avklare hva vi gjør når en frist er i ferd med å glippe.» Det gir samtalen en tydelig retning og rom for begges erfaringer.
Skill fakta, følelser og fortolkninger
SGLs råd om aktiv lytting legger vekt på å skille ulike typer budskap. Bruk tre overskrifter i notatene dine:
- Fakta: Hva så eller hørte du? I eksempelet: «Vi avtalte klokken 10. Materialet kom klokken 14.» Ta med konkrete hendelser dere kan undersøke sammen.
- Følelser: Hva kjente du? «Jeg ble urolig da tiden gikk, og frustrert da jeg måtte endre planen.» Sett ord på din egen reaksjon.
- Fortolkninger: Hvilken mening ga du hendelsen? «Jeg tenkte at min del av arbeidet ble nedprioritert.» Den tanken forteller noe om hvordan du opplevde situasjonen. Du trenger fortsatt å høre den andres perspektiv.
Dette gir deg en måte å være tydelig på, samtidig som du holder spørsmålene åpne. Du kan også undersøke din egen del: Var fristen avklart? Hadde kollegaen informasjonen som trengtes? Hva hadde du selv sagt om konsekvensene av en forsinkelse?
Forbered en åpning med jeg-språk
Lag noen få setninger som beskriver hendelsen, din opplevelse og det du ønsker å avklare. En mulig åpning i eksempelet er:
«Vi avtalte overlevering fredag klokken 10, og jeg fikk materialet klokken 14. Jeg ble urolig fordi jeg var avhengig av det for å komme videre. Jeg vil gjerne finne en måte vi kan varsle hverandre på når planen endrer seg. Hvordan opplevde du overleveringen?»
Si det på din egen måte. Avtal en tid dere kan snakke uforstyrret, og gjør temaet kjent på forhånd. Da får også den andre anledning til å forberede seg.
Lag plass til svaret
I SGLs kommunikasjonsråd står åpne spørsmål med «hva» og «hvordan» sentralt. Velg et par spørsmål du faktisk ønsker svar på:
- Hvordan så situasjonen ut fra din side?
- Hva var uklart i avtalen vår?
- Hva trenger vi fra hverandre neste gang?
Lytt til svaret før du går videre til neste spørsmål. Oppsummer gjerne det du har forstått: «Har jeg forstått deg riktig når …?» Svaret kan gi deg grunn til å justere din egen fortolkning. Du kan samtidig være tydelig på hva du trenger for å få gjort arbeidet ditt.
Planlegg avtalen og oppfølgingen
Tenk gjennom hvilket konkret neste steg du vil foreslå. For eksempelet kan det være en avtale om å varsle så snart en frist blir usikker, og avklare en ny plan sammen.
Før dere avslutter, oppsummer hvem som gjør hva, og når dere følger opp. Etter neste overlevering kan dere undersøke om avtalen fungerte og hva som bør justeres.
Ta med forberedelsen inn i samtalen
Les gjennom notatene dine én gang til. Er hendelsen konkret? Har du satt ord på din egen reaksjon? Er det noe i fortolkningen din du vil undersøke? Vet du hva du ønsker å foreslå?
I SGL Coach kan du ta med situasjonen til KI-agenten og utforske den før dere møtes. Etterpå kan du gå gjennom det som skjedde og velge hva du vil gjøre videre. Den andre personens perspektiv får du gjennom samtalen med vedkommende.